Utilizarea instrumentelor de asigurare a calității în instalarea și mentenanța sistemelor fotovoltaice

Instituțiile, companiile și organizațiile societății civile au fost create cu scopul de a oferi consumatorilor produse și servicii care să le satisfacă cât mai deplin aspirațiile și necesitățile. Măsura în care aceste produse/servicii satisfac nevoile celor cărora li se adresează este caracterizată de CALITATE.

În scopul asigurării unei bune calități a produselor/serviciilor livrate de organizație se instituie sistemul de management al calității (SMC). Sistemul de management al calității este un ansamblu de acțiuni și măsuri planificate referitoare la calitate, care garantează că produsul realizat sau/și serviciul livrat îndeplinește condițiile prescrise de o documentație elaborată în conformitate cu standardele internaționale de calitate.

SMC se bazează pe principii care includ orientarea către client, ajutând organizațiile/companiile să fie mult mai eficiente, performante pentru a oferi produse și servicii de un nivel calitativ cât mai ridicat în condiții de siguranță a muncii și ale unei dezvoltări sustenabile a propriei afaceri.

SMC asigură realizarea politicilor de calitate prin:

• formularea participativă a obiectivelor de calitate;
• planificarea participativă a activităților de realizare a obiectivelor de calitate;
• realizarea activităților ce conduc la asigurarea calității;
• monitorizarea și evaluarea activităților realizate;
• realizarea activităților compensatorii pentru asigurarea îndeplinirii exigențelor de calitate;
• diseminarea succeselor și a bunelor practici în asigurarea calității.

Deși există diverse standarde de calitate, adoptarea unui SMC propriu este o decizie strategică a unei organizații/companii, care poate contribui la îmbunătățirea performanței sale globale și furnizează o bază solidă pentru inițiative de dezvoltare durabilă.

Un bun SMC trebuie să aibă următoarele caracteristici:

• să fie stabilit în scris;
• să asigure îndeplinirea cerințelor clienților;
• să asigure îndeplinirea cerințelor organizației;
• să aibă un caracter participativ (personalul este implicat în procesul decizional);
• să fie aplicabil în toate activitățile organizației.

Un bun SMC aduce companiei următoarele beneficii:

• capabilitatea de a demonstra conformitatea cu cerințele specificate ale sistemului de management al calității;
• capabilitatea de a furniza în mod consecvent produse și servicii care satisfac cerințele clientului și cerințele legale și reglementate aplicabile;
• facilitarea oportunității de creștere a satisfacției clientului;
• credibilitatea (clienții și potențialii clienți preferă să facă achiziții de la furnizori certificați ISO, știind că aceștia controlează în mod riguros toate procesele din cadrul organizației și achiziționează produse cu costuri minime și de calitate garantată);
• creșterea veniturilor și reducerea costurilor;
• îmbunătățirea imaginii organizației;
• diferențierea față de concurență;
• facilitarea participării la licitații;
• controlul tuturor proceselor din cadrul organizației;
• conștientizarea (responsabilizarea) personalului de implicarea sa în realizarea obiectivelor organizației;
• luarea în considerare a riscurilor și oportunităților asociate contextului și obiectivelor sale;
• certificatul care atestă funcționarea într-un sistem de management al calității este un valoros instrument de marketing.

SMC ajută ISFVS:

• să-și planifice în mod profesionist toate activitățile și lucrările ce urmează a fi realizate;
• să evite posibile erori;
• să asigure o calitate ireproșabilă a lucrărilor realizate;
• să raporteze operativ despre lucrările realizate;
• să se asigure că el nu a comis erori în cadrul realizării lucrărilor și că erorile/defecțiunile posibile sunt în altă parte. Acest fapt îi va fi extrem de util instalatorului în cazul unor potențiale reclamații din partea clientului.

Pentru a dezvolta un SMC, organizația trebuie inițial să determine limitele și aplicabilitatea acestuia prin luarea în considerare a:

• aspectelor interne (cine suntem și ce facem): valorile, cultura, cunoștințele, produsele, serviciile și performanța organizației;
• aspectelor externe care decurg din mediile (în ce context activăm): legal, tehnologic, competițional, de piață, cultural, social și economic, atât la nivel internațional, cât și național, regional sau local;
• cerințelor, intereselor, necesităților părților interesate (cu cine și pentru cine activăm): parteneri, investitori, donatori, beneficiari etc.

În acest context, organizația/compania trebuie:

• să determine elementele de intrare cerute și elementele de ieșire așteptate de la aceste procese;
• să determine succesiunea și interacțiunea acestor procese;
• să determine și să aplice criteriile și metodele (inclusiv monitorizări, măsurări și indicatori de performanță aferenți) necesare pentru a se asigura de operarea și controlul eficace al acestor procese;
• să determine resursele necesare pentru aceste procese și să se asigure de disponibilitatea acestora;
• să atribuie responsabilități și autorități pentru aceste procese;
• să trateze riscurile și oportunitățile așa cum au fost determinate în conformitate cu cerințele manageriale:
  • evitarea riscului;
  • asumarea riscului pentru a valorifica o oportunitate;
  • eliminarea sursei de risc;
  • schimbarea probabilității sau a consecințelor;
  • împărțirea riscului sau menținerea riscului prin decizie informată;
• să evalueze aceste procese și să implementeze toate schimbările necesare pentru a se asigura că aceste procese realizează rezultatele intenționate;
• să îmbunătățească procesele și sistemul de management al calității;
• să mențină informații documentate pentru a susține operarea proceselor sale;
• să păstreze informații documentate pentru a conferi încredere că procesele se realizează așa cum a fost planificat.

Din aceste considerente, pentru companiile specializate în instalarea și mentenanța SFVS, SMC va reprezenta un plan scris al tuturor activităților ce urmează a fi realizate pentru îndeplinirea performantă a sarcinilor de producție pe componentele:

• primul contact cu clientul;
• evaluarea amplasamentului;
• dimensionarea SFVS;
• instalarea SFVS;
• mentenanța SFVS instalat;
• respectarea normelor de SSM în realizarea tuturor lucrărilor;
• respectarea procedurilor de lucru cu documentele în fiecare etapă de realizare a lucrărilor.

Pentru dezvoltarea SMC compania va folosi diverse standarde, formulare, proceduri etc. și va lua în considerare următoarele componente (conform PVTRIN):

• Procedura de procesare a cererilor de ofertă de la clienți și dezvoltarea registrului de evidență a cererilor respective. Realizarea bazei de date a solicitanților de servicii de instalare și mentenanță a SFVS.
• Procedura pentru realizarea unei vizite la amplasament. Elaborarea „Fișei de evaluare a amplasamentului”.
• Procedura de pregătire a unei oferte atractive pentru client în funcție de principiul cost – calitate. Elaborarea modelelor de oferte.
• Procedura de întocmire a contractului pentru realizarea serviciului. Elaborarea modelelor standard de contract cu clientul pentru diferite categorii de lucrări.
• Procedura de subcontractare în caz de necesitate (de exemplu, subcontractarea unei platforme mobile pentru realizarea lucrărilor). Elaborarea modelelor de contracte standard cu subcontractorii.
• Procedura pentru folosirea de software în realizarea lucrărilor, de exemplu, software pentru calculațiile mecanice și electrice și predicțiile de energie. Elaborarea ghidurilor de utilizare a acestor aplicații.
• Procedura de evaluare a riscurilor locației. Elaborarea „Fișei de evidență a riscurilor”.
• Procedura de inspectare a bunurilor livrate (ex.: pentru corectitudine, deteriorare, părți sau documentație lipsă etc.). Elaborarea fișelor de inspectare a bunurilor.
• Procedura de verificare a lucrărilor realizate. Elaborarea „Fișei de verificare a lucrărilor realizate”.
• Procedura lucrărilor de mentenanță. Elaborarea „Fișei lucrărilor de mentenanță”.
• Alte documente care trebuie incluse în SMC: un document care identifică standardele naționale; reglementările tehnice; reglementările în construcții; ghiduri industriale etc.
• Instrucțiunile echipamentelor date de producători pentru fiecare echipament instalat de companie.
• Lista documentelor de ținut în dosarul fiecărui client.
• Lista documentelor de predat fiecărui client.
• Termeni și condiții standard (dacă nu sunt incluse în contract) și informații standard de garanție.
• Politica de sănătate și siguranță în muncă în realizarea lucrărilor. Fișele de realizare a instructajelor.
• Procedura de ajustare periodică a documentelor elaborate în cadrul SMC.

Alte documente care pot apărea ocazional în SMC:

• O listă a echipamentelor (inclusiv număr serial) care necesită calibrare, cine este responsabil de verificarea faptului că echipamentul este calibrat și datele când trebuie realizată următoarea calibrare.
• Documentele de instruire a personalului – utile pentru determinarea celui care este competent să opereze o procedură și care are potențial de evoluție pentru a ajuta la motivarea personalului și a planifica necesarul de forță de muncă.
• O procedură de reclamații și de înregistrare a tuturor reclamațiilor primite (argumentate sau nu) pentru a analiza problemele semnalate și, dacă este cazul, a le rezolva.
• Este util să fie elaborat un document de ansamblu privind SMC care să precizeze procedurile utilizate în fiecare etapă, de la contactul cu clientul până la predarea SFVS către acesta și serviciile post-vânzare.