Actele de predare-primire și comunicarea instrucțiunilor către beneficiar: documentația de recepție, procesele-verbale și prezentarea instrucțiunilor de utilizare și întreținere

9.20.1. Actele de predare-primire

În Republica Moldova, predarea-primirea instalațiilor de încălzire/răcire cu pompe de căldură (inclusiv geotermale) către beneficiar se realizează în cadrul procesului de recepție a construcțiilor și instalațiilor aferente, reglementat de Codul urbanismului și construcțiilor nr. 434/2023. Recepția confirmă conformitatea lucrărilor cu proiectul, normativele tehnice și Cartea tehnică a construcției. Predarea include obligatoriu comunicarea instrucțiunilor de utilizare și mentenanță pentru a garanta exploatarea sigură și eficientă.

Etapele principale:

• Recepția la terminarea lucrărilor: Marchează finalizarea execuției și punerea în funcțiune.
• Recepția finală: După perioada de garanție (de obicei, 2-5 ani), confirmă absența viciilor ascunse.

Exemplu de proces-verbal de recepție la terminarea lucrărilor (model generic):

PROCES-VERBAL DE RECEPȚIE LA TERMINAREA LUCRĂRILOR

Nr. ______ din data de _______________

Noi, subsemnații, membrii comisiei de recepție, constituită prin ________________ (ordin/decizie a investitorului/beneficiarului), formată din:

1. Președinte: ______________________________ (nume, funcție, reprezentant beneficiar/investitor)
2. Membri:
   • ______________________________ (proiectant)
   • ______________________________ (executant/instalator)
   • ______________________________ (reprezentant autoritate locală/Inspectorat, dacă e aplicabil)
   • ______________________________ (alți specialiști, ex.: expert tehnic)

Am procedat astăzi, la data de ________________, la recepția lucrărilor de construcție/montaj aferente obiectivului:

Denumirea obiectivului: Instalarea sistemului de încălzire/răcire cu pompă de căldură geotermală

Adresă: ______________________________

Beneficiar/Investitor: ______________________________

Executant/Instalator: ______________________________ (firmă calificată SER)

Proiectant: ______________________________

Lucrările au fost executate în baza:

• Autorizației de construire nr. ______ din ______
• Proiectului tehnic nr. ______
• Contractului nr. ______ din ______

Constatarea comisiei:

1. Lucrările au fost finalizate la data de ________________.
2. Au fost efectuate teste de: etanșeitate a circuitului geotermal (presurizare la ____ bar, timp ____ ore, fără scăderi), debit/presiune, performanță (COP măsurat ____, ΔT ____ °C), punere în funcțiune.
3. Sistemul funcționează conform proiectului și normativelor (NCM, CP aplicabile).
4. Nu au fost constatate vicii/defecte majore care să împiedice exploatarea. Eventuale observații minore: ______________________________ (sau „nu există”).
5. Cartea tehnică a construcției a fost completată cu documentele aferente (scheme „as-built”, buletine de măsurători, certificate de conformitate).

Decizia comisiei: ☑ Admiterea recepției la terminarea lucrărilor ☐ Respingerea recepției (cu motivare și termen de remediere) ☐ Admiterea cu rezerve (lista anexată)

Semnături:

Președinte: ______________________________ Membri: ______________________________

Anexe: buletine de teste, fotografii, proces-verbal de punere în funcțiune.

9.20.2. Cartea tehnică a construcției (exemplu de structură)

Cartea tehnică a construcției este documentul obligatoriu care însoțește construcția pe toată durata de viață (conform Codului urbanismului și construcțiilor nr. 434/2023 și practicilor din Moldova). Ea se structurează progresiv și include următoarele capitole principale:

Cuprins general (structură recomandată)

1. Documentația privind proiectarea
   • Certificat de urbanism și autorizație de construire
   • Proiect tehnic (scheme hidraulice, electrice, calcul termic, studiu geotermic)
   • Agremente tehnice pentru echipamente
   • Avize și acorduri

2. Documentația privind execuția
   • Procese-verbale de lucrări ascunse (foraje ale sondelor, montajul colectoarelor, țevi)
   • Fișe tehnice pentru materiale și echipamente
   • Declarații de conformitate ale executantului
   • Fotografii asupra execuției

3. Documentația privind recepția
   • Proces-verbal de recepție la terminarea lucrărilor
   • Proces-verbal de punere în funcțiune
   • Buletine de măsurători și teste (etanșeitate, performanță)
   • Proces-verbal de recepție finală (după garanție)

4. Documentația privind exploatarea și mentenanța
   • Manuale de utilizare și mentenanță ale producătorului
   • Planul și jurnalul de mentenanță (intervenții, parametri măsurați)
   • Instrucțiuni de exploatare și siguranță
   • Registru de evenimente (defecțiuni, reparații)

Anexe suplimentare: certificate de garanție, scheme „as-built”, rapoarte de analiză a fluidului termic.

Cartea tehnică se predă beneficiarului la recepție și se actualizează continuu.

9.20.3. Prezentarea instrucțiunilor de utilizare și întreținere către beneficiar

Comunicarea instrucțiunilor este obligatorie la predare-primire, realizată de instalator/service autorizat (calificat pentru pompe de căldură și sisteme geotermale conform normelor privind instalatorii SER).

Conținutul instrucțiunilor:

• Manuale de utilizare ale producătorului (termostat, controler, modurile de încălzire/răcire/defrost).
• Instrucțiuni de mentenanță: verificări lunare/anuale (filtre, fluid termic, presiune loop geotermal); plan de mentenanță recomandat.
• Siguranță în exploatare: setări ale temperaturii, monitorizarea erorilor, contact de service.
• Demonstrare practică: pornirea/oprirea sistemului, reglaje zilnice, interpretare a parametrilor (COP, debit).

Modalități de comunicare:

• Sesizare practică la punerea în funcțiune (demonstrație pe loc).
• Predare a documentelor scrise: manuale, checklist de mentenanță, contacte de service.
• Proces-verbal separat de instruire (recomandat), semnat de beneficiar, confirmând înțelegerea.

O predare-primire corectă și o instruire completă asigură conformitatea legală, prelungește garanția și optimizează eficiența sistemului. Se recomandă un contract de mentenanță cu un service calificat pentru actualizarea jurnalului din Cartea tehnică. Consultați normativele actualizate pe ednc.gov.md sau un specialist autorizat pentru detalii specifice proiectului dvs.

Rolul predării-primirii în ciclul de viață al instalației

Predarea-primirea este etapa finală și obligatorie prin care:

• responsabilitatea tehnică trece de la executant la beneficiar;
• se confirmă că instalația este montată, testată și funcțională;
• se activează garanția echipamentelor;
• se garantează exploatarea corectă și sigură.

👉 Fără predare-primire formală, instalația este considerată nefinalizată din punct de vedere tehnic și contractual.

Documentația de recepție – ce trebuie predat beneficiarului

Documentația de recepție este un dosar complet, organizat și verificabil.

Documente obligatorii de recepție

1. Proces-verbal de recepție la terminarea lucrărilor:
   • datele obiectivului;
   • părțile implicate (beneficiar, executant);
   • confirmarea executării conform proiectului;
   • eventuale observații sau lucrări rămase;
   • data și semnăturile.

2. Proces-verbal de punere în funcțiune (PIF):
   • identificarea echipamentelor (model, serie);
   • parametrii inițiali setați;
   • confirmarea funcționării în regim real;
   • data PIF – referință pentru garanție.

3. Procese-verbale de testare:
   • test de presiune pentru circuitul geotermal;
   • test de etanșeitate hidraulică;
   • test electric;
   • test funcțional (încălzire/răcire/ACM).

Alte documente incluse în dosarul de predare:

• proiectul tehnic „as-built” (conform executării);
• scheme hidraulice și electrice finale;
• fișe tehnice și declarații de conformitate;
• certificate de garanție;
• planul de mentenanță preventivă;
• jurnalul de mentenanță (inițiat).

Procese-verbale – conținut și reguli de completare

Reguli generale:

• date reale, măsurate (nu estimări);
• unități de măsură corecte;
• fără ștersături sau completări nejustificate;
• semnături clare (executant + beneficiar).

Ce NU este permis:

✖ procese-verbale „copiate” sau nepersonalizate;

✖ lipsa valorilor măsurate;

✖ lipsa datei PIF;

✖ predarea fără instruirea beneficiarului.

9.20.4. Comunicarea instrucțiunilor către beneficiar

Instrucțiunile nu se predau doar „pe hârtie”, ci se explică și se demonstrează.

Prezentarea instrucțiunilor de utilizare beneficiarului

După finalizarea montajului și punerea în funcțiune a instalației geotermale, tehnicianul are obligația de a prezenta beneficiarului modul corect de exploatare a sistemului. O instruire completă îi permite utilizatorului să opereze instalația în condiții de siguranță, să obțină performanțe energetice optime și să prevină utilizarea necorespunzătoare a echipamentelor.

În primul rând, se explică componentele principale ale sistemului, precum pompa de căldură, colectorul geotermal sau puțurile de captare, unitatea interioară și exterioară (după caz), boilerul pentru apă caldă menajeră, pompele de circulație, vasul de expansiune, filtrele, automatizarea și elementele de siguranță. Beneficiarul trebuie să cunoască rolul fiecărei componente și modul în care acestea contribuie la funcționarea instalației.

În continuare, se prezintă modul de operare a instalației, explicând diferențele dintre funcțiile de încălzire, răcire (dacă sistemul permite această funcție) și prepararea apei calde menajere (ACM). Se recomandă utilizarea modului automat de funcționare, deoarece acesta optimizează consumul de energie și menține confortul termic în funcție de condițiile exterioare și de necesarul clădirii.

O atenție deosebită este acordată controlerului digital, prin intermediul căruia utilizatorul poate seta temperatura dorită (setpoint), programa intervalele de funcționare zilnice sau săptămânale și selecta modul de funcționare a instalației. Beneficiarul trebuie să știe cum să modifice setările de bază fără a afecta parametrii tehnici stabiliți la punerea în funcțiune.

Tehnicianul explică apoi modul de citire a parametrilor principali afișați pe controler, cum ar fi temperatura agentului termic pe tur și retur, temperatura exterioară, temperatura apei calde menajere, presiunea instalației și starea de funcționare a compresorului. Cunoașterea acestor informații îi permite utilizatorului să monitorizeze funcționarea normală a sistemului.

În final, sunt prezentate alarmele și mesajele de avertizare uzuale, precum lipsa debitului de apă, presiunea insuficientă în instalație, temperaturile anormale sau erorile senzorilor. Beneficiarul este instruit să identifice aceste mesaje, să consulte manualul de utilizare și să contacteze serviciul de mentenanță autorizat în cazul în care alarma persistă sau instalația nu funcționează în parametri normali.

Scopul instruirii beneficiarului este de a asigura utilizarea corectă și eficientă a instalației geotermale, reducerea riscului de exploatare necorespunzătoare și creșterea duratei de viață a echipamentelor prin respectarea recomandărilor de operare și întreținere.

👉 Limbajul trebuie adaptat nivelului beneficiarului, nu celui de specialist.

Instrucțiuni de întreținere de bază (pentru utilizator)

Pe lângă exploatarea corectă a instalației geotermale, beneficiarul trebuie să cunoască și câteva operații simple de verificare, care contribuie la menținerea funcționării normale a sistemului și la identificarea din timp a eventualelor defecțiuni. Aceste verificări nu înlocuiesc mentenanța efectuată de un tehnician autorizat, dar permit utilizatorului să observe rapid orice abatere de la funcționarea normală.

Utilizatorul trebuie să știe ce verificări de rutină poate efectua, fără a interveni asupra componentelor interne ale instalației. Acestea includ verificarea presiunii din instalație, observarea temperaturilor afișate pe controler, verificarea existenței mesajelor de avertizare sau a codurilor de eroare și inspectarea vizuală a echipamentelor pentru a identifica eventuale scurgeri de apă sau zgomote neobișnuite. De asemenea, este recomandat să se verifice periodic dacă orificiile de ventilație ale unității exterioare sunt curate și nu sunt blocate de frunze, zăpadă sau alte impurități.

Beneficiarul trebuie să poată recunoaște semnele care indică apariția unei probleme, cum ar fi scăderea eficienței încălzirii, creșterea neobișnuită a consumului de energie electrică, zgomotele anormale provenite de la pompă sau compresor, vibrațiile excesive, apariția scurgerilor, presiunea necorespunzătoare în instalație sau afișarea repetată a unor coduri de eroare pe controler. În astfel de situații, utilizarea instalației trebuie monitorizată cu atenție și, dacă problema persistă, trebuie solicitată intervenția unui specialist.

De asemenea, utilizatorul trebuie să cunoască când și pe cine să contacteze pentru service. În cazul unei defecțiuni, al apariției alarmelor persistente sau al necesității efectuării reviziilor periodice, se recomandă contactarea firmei care a instalat echipamentul sau a unui centru de service autorizat de producător. Este important ca toate intervențiile de întreținere și reparație să fie efectuate numai de personal calificat pentru a determina funcționarea în condiții de siguranță și pentru a păstra garanția echipamentului.

În același timp, beneficiarul trebuie să știe ce intervenții nu are voie să efectueze. Sunt interzise modificările neautorizate ale parametrilor de funcționare, deschiderea circuitului frigorific, intervențiile asupra instalației electrice, demontarea componentelor, completarea agentului frigorific sau a fluidului geotermal fără echipamente și cunoștințe de specialitate. De asemenea, nu este recomandată dezactivarea sistemelor de protecție sau modificarea setărilor avansate ale controlerului fără acordul tehnicianului.

⚠ Atenție! Intervențiile efectuate de persoane neautorizate pot conduce la funcționarea necorespunzătoare a instalației, pot provoca deteriorarea echipamentelor și pot anula garanția oferită de producător. Respectarea instrucțiunilor de exploatare și întreținere contribuie la creșterea duratei de viață a sistemului și la menținerea performanțelor energetice pentru care acesta a fost proiectat.

Predarea planului de mentenanță:

• periodicitatea verificărilor;
• diferența între responsabilitățile utilizatorului și ale service-ului;
• importanța completării jurnalului de mentenanță.

Confirmarea instruirii beneficiarului

Instruirea trebuie consemnată oficial.

Document recomandat: Proces-verbal de instruire a beneficiarului

Conține:

• data instruirii;
• temele prezentate;
• durata;
• confirmarea înțelegerii;
• semnătura beneficiarului.

👉 Acest document protejează executantul în caz de utilizare necorespunzătoare ulterioară.